Come pubblicizzare un evento con un comunicato stampa

Il mondo dell’ufficio stampa e della comunicazione ai media non si esaurisce certo intorno ai comunicati stampa corporate (o istituzionali) e comunicati stampa di prodotto, esiste un’altra categoria, quella dell’ufficio stampa per eventi

Quando organizziamo un evento il nostro lavoro si svolgerà su due strade separate, ma parallele: la logistica, i fornitori, gli allestimenti e tutti gli aspetti operativi da una parte, i contenuti e la comunicazione dall’altra. In questo articolo ci concentreremo sugli aspetti legati a come pubblicizzare un evento con un comunicato stampa. 

Cosa scrivere per pubblicizzare un evento

Lo studio dei contenuti di un evento, qualunque esso sia, sono fondamentali per due motivi: da una parte spingeranno la partecipazione da parte del pubblico, e dall’altra parte saranno le basi attraverso le quali andremo a costruire il percorso di comunicazione che accompagnerà l’evento stesso. Sì, perché anche gli eventi hanno bisogno di essere comunicati, con diversi obiettivi. Non dimentichiamo che l’organizzazione (e la buona uscita) di un evento è un ottimo modo per fare, ad esempio, della brand awareness, attività di networking, o, ancora, spingere il lancio di prodotti nuovi sul mercato.

Tra gli strumenti più immediati (e comuni) per gli eventi troviamo il comunicato stampa.

Abbiamo già affrontato qui di cosa sia e di come si costruisca un comunicato stampa, vediamo adesso come questo strumento possa essere strategico anche per la comunicazione degli eventi.

Naturalmente prima di partire, una nota importante: gli eventi che possono usare il comunicato stampa come strumento strategico di comunicazione sono solamente gli eventi aperti al pubblico (meglio ancora se gratuiti). Se il nostro evento è chiuso, con una selezionata lista di invitati, non avrà senso inviare un comunicato ai media con lo scopo di pubblicazione proprio perché chi leggerà l’eventuale articolo non avrà modo di partecipare.

Come si scrive un comunicato stampa per gli eventi?

Il testo per un comunicato stampa legato a un evento deve contenere tutte le informazioni necessarie per far sì che i media possano capire velocemente di cosa stiamo parlando. Attenzione però: il comunicato stampa non deve essere confuso con un invito.

L’invito per l’evento deve, naturalmente, essere inviato separatamente dal comunicato stampa solo alla lista di invitati. Il comunicato stampa, invece, è uno strumento rivolto solo ai giornalisti e al mondo dei media (che spesso non corrispondono agli invitati).

Esempio di comunicato stampa evento

Il titolo del comunicato

Tornando alle informazioni da inserire nel nostro comunicato, prima di tutto dobbiamo pensare a un titolo accattivante, che contenga già le informazioni su orario e luogo. A titolo di esempio immaginiamo di dover comunicare un evento legato al mondo dell’arte, ecco come potrebbe essere il titolo:

Milano, il 10 aprile 2022 allo Spazio Oberdan si terrà un evento dedicato all’arte [inserire il titolo dell’evento]

In una riga abbiamo già racchiuso le due informazioni fondamentali per qualsiasi evento: data e luogo.

Il sottotitolo o occhiello del comunicato

In seconda battuta dovremo inserire un sottotitolo. Bisogna fare attenzione a questa parte perché molto spesso i giornalisti non hanno il tempo per leggere tutte le comunicazioni che arrivano via email, quindi le due righe che seguono il titolo devo essere capaci di attirar l’attenzione del nostro destinatario, invitandolo ad approfondire il tema nel testo. Tornando al nostro esempio, il sottotitolo potrebbe essere formulato così:

Torna l’appuntamento più importante per il mercato dell’arte che ogni anno riunisce artisti, galleristi e collezionisti da tutto il mondo. Ecco le novità di questa edizione.

Oltre alle informazioni contenute nel titolo, il sottotitolo (chiamato anche “occhiello” in linguaggio giornalistico) completa le informazioni fondamentali che serviranno al giornalista per capire se il testo che abbiamo inviato è un tema/argomento di suo interesse.

Testo o contenuto del comunicato

Ma ecco che arriviamo al cuore del comunicato, il testo vero e proprio che dovrà completare ciò che abbiamo anticipato con titolo e occhiello. In questo testo, lungo al massimo 20/30 righe, dovremo riassumere le informazioni logistiche (data, ora, luogo dell’evento), i temi e i contenuti dell’evento, le modalità di fruizione dell’evento (è un evento solo in presenza o è prevista anche una partecipazione in streaming?), un quote (o virgolettato) di uno degli organizzatori per spiegare l’importanza di partecipare, e, in chiusura, i contatti dell’ufficio stampa al quale poter chiedere informazioni, approfondimenti, accrediti e/o interviste.

Quando invieremo il testo alla stampa sarà importante anche inviare una foto o un’immagine che possa accompagnare il testo del comunicato: spesso, infatti, i giornalisti, soprattutto quelli che lavorano per le testate online, hanno bisogno di immagini che accompagnino il testo del comunicato per poter creare una breve notizia o foto-notizia. Se non abbiamo a disposizione una foto/immagine dell’evento (magari delle passate edizioni), si può anche allegare il logo in alta risoluzione dell’azienda organizzatrice o di uno degli organizzatori (lo stesso che avremo inserito anche con il virgolettato). Ecco, il nostro testo è pronto.

Siamo pronti all’invio, abbiamo tutto ciò che serve per coinvolgere la stampa nella comunicazione del nostro evento. Se vuoi scoprire di più leggi l’articolo “come inviare un comunicato stampa“.

Il recall

Ricordate però che spesso non è sufficiente inviare informazioni e immagini, ma serve un’attività di recall mirato. I giornalisti, infatti, vanno chiamati per segnalare il nostro comunicato in mezzo a decine di comunicazioni quotidiane che i media ricevono, e la nostra telefonata può essere anche l’occasione per aggiungere informazioni a quelle che abbiamo scritto nel comunicato, o per organizzare interviste o servizi video-fotografici. Nel nostro pacchetto “ufficio stampa premium”, ad esempio, è compreso anche il servizio di recall.

In conclusione, possiamo assolutamente confermare come il comunicato stampa sia uno strumento strategico anche nella comunicazione degli eventi.

Vuoi una mano a scrivere il tuo comunicato o per diffondere le tue notizie ai media? Ci pensiamo noi, scopri qui i nostri pacchetti di comunicazione.