Come inviare comunicati stampa online

Come fare per farsi pubblicare un comunicato stampa online? Dove inviarlo e come pubblicarlo? Quando si tratta di dare visibilità alla propria notizia, queste sono le prime domande a cui occorre rispondere quando ci si chiede come inviare comunicati stampa. 

Abbiamo già parlato di come scrivere un buon comunicato stampa, non solo attraverso la regola delle famose 5 w del giornalismo, ma anche con una serie di dritte e accorgimenti utili, ora possiamo approfondire un altro aspetto fondamentale per la visibilità della nostra notizia: come inviare un comunicato stampa on line.

Sembrerà una banalità ma non lo è: padroneggiare l’ABC della diffusione dei comunicati stampa on line non dà la garanzia di una pubblicazione certa ma, sicuramente, può aiutare. 

Le regole d’oro per inviare un comunicato stampa online 

Sembrerà un dettaglio da poco ma non lo è: i giornalisti ricevono tantissimi comunicati stampa ogni giorno. Tra le migliaia di mail che intasano la loro posta, molto spesso, ci sono anche dei testi il cui confine con l’inserto pubblicitario è davvero sottilissimo. Quindi, partiamo da un assunto principale e, cioè, che il nostro comunicato stampa contenga una vera notizia e che quindi un giornalista possa essere interessato a trattarla con un articolo e/o un approfondimento. 

Bene, la sfida principale per chi si occupa di relazionarsi con i giornalisti è quella di catturare la loro attenzione. L’obiettivo? La maggiore diffusione dei nostri comunicati stampa. Come farlo? Ecco i nostri consigli: 

Selezionare con attenzione i destinatari del comunicato stampa 

Chiedete a chiunque lavori nell’ambito delle pubbliche relazioni: la mailing list dedicata ai contatti dei giornalisti è lo strumento di lavoro di cui si va più gelosi. Se fatta con criterio e attenzione, una buona mailing list permette di ottimizzare il lavoro, razionalizzare il tempo e ottenere più facilmente il risultato: è chiaro, si tratta dello strumento principale, senza il quale, farsi pubblicare un comunicato stampa diventa un’impresa molto ardua.

Alla base di una buona mailing list, c’è sempre un tool da addetti ai lavori, a pagamento, che riunisce i contatti mail e di telefono di tutte le redazioni, nazionali e locali, di tutti i giornali, cartacei, online, di tutti gli argomenti. Si tratta di uno strumento imprescindibile e che, come tutti gli strumenti di valore, non può essere improvvisato: diffidate da coloro che vi vendono mailing list a prezzi stracciati. Uno strumento del genere, proprio per il suo intrinseco valore, non si svende via facilmente. Grazie a questi tool si possono operare delle selezioni ragionate di giornalisti potenzialmente interessati all’argomento della nostra notizia e ipotizzare una possibile mappa di dove pubblicare un comunicato stampa. 

Con i servizi di ComunicaSubito.it potrai inviare direttamente online i comunicati stampa ad una rosa di giornalisti selezionati.

A quanti giornalisti e come inviare un comunicato stampa? 

È chiaro a tutti: se si deve inviare un comunicato stampa a molti contatti la cosa più veloce è fare un invio massivo, prendere tutti gli ipotetici destinatari, inserirli in ccn e con un click risolvere, velocemente, il proprio task. Ecco, non c’è niente di più scorretto e sbagliato: un invio di questo tipo, infatti, sarà letto dal vostro service di posta come spam e le probabilità che la vostra mail non arrivi a nessuno è molto alta. Prima di tutto moltiplicate gli invii, personalizzateli il più possibile (ne parliamo più avanti) e cercate di distribuire organicamente i vostri invii nel tempo, perché anche se si mandano mail con pochi destinatari ma in maniera compulsiva e in poco tempo, il rischio che i nostri invii si risolvano in un buco nell’acqua è molto alto. Se non avete a disposizione un tool professionale capace di inviare molte mail contemporaneamente senza che questo comprometta il vostro invio di comunicati stampa on line, allora cercate di non inviare più di 50 mail all’ora. 

Definire con cura l’oggetto della mail

Partiamo dalla prima cosa che un gornalista leggerà nella sua casella postale, l’oggetto della mail. Deve essere sintetico, non descrittivo e possibilmente dritto al succo della notizia. Idealmente un oggetto di una mail scritto bene aumenta le possibilità alla mail di essere aperta e, al comunicato stampa, di essere pubblicato. 

Occhio a non dimenticare il fwd dall’oggetto: se per velocità inoltrate la stessa mail a più giornalisti, abbiate l’accortezza di cancellare il forward. Far sapere a un giornalista che la stessa mail è stata mandata identica a più persone non è mai il massimo a livello di savoir-faire.  

La mail 

Nell’ottica di creare una relazione personale e duratura con un giornalista che, per inciso, è l’obiettivo principale di un’azienda e/o di un ufficio stampa, occorre cercare di instaurare con lui un rapporto personale. Inviare una mail nella quale il suo indirizzo è inserito, in ccn, insieme a mille altri giornalisti non aiuta. Impiegherete di sicuro più tempo ma inviare una mail personalizzata è sicuramente una regola da tenere molto in considerazione se volete padroneggiare al meglio l’invio di comunicati stampa on line. 

Non dilungatevi troppo nel testo della mail ma inserite prima di tutto qualche dettaglio che presuppone almeno una conoscenza basica della testata cui state inviando il comunicato stampa, e poi del giornalista. La scelta del giornalista cui inviare il comunicato stampa non deve essere sottovalutata, deve essere in linea con l’argomento e/o il tema di pertinenza del nostro comunicato. Uno degli atteggiamenti che più infastidisce i giornalisti è quello di ricevere comunicati stampa relativi a notizie, o pseudo tali, che non riguardano assolutamente il loro campo di interesse o specializzazione. Dilungatevi al massimo in tre o quattro righe sul cuore della notizia, inserite i vostri contatti e allegate nel corpo della mail il comunicato stampa, senza esagerare in maiuscoli e grassetti. 

Cosa allegare al comunicato stampa 

Anche in questo caso il consiglio è: non esagerare. Allegate il file del vostro comunicato stampa, in pdf o in word, e delle buone immagini. Ne avevamo parlato qui nel dettaglio. I giornalisti amano la sintesi e non l’abbondanza, superflua di materiali. 

Quando è meglio inviare comunicati stampa on line?

Nel processo di diffusione di comunicati stampa non è da sottovalutare il fattore tempo.
Prima di tutto inteso su l’orario giusto della giornata: possibilmente a metà mattinata, in tempo per le riunioni di redazione delle varie testate, che coincide col momento nel quale in una redazione, principalmente cartacea, si decide se coprire o meno una notizia (nei giornali on line invece la forbice di flessibilità è di sicuro più ampia). Il fattore tempo è da considerare anche in relazione con la periodicità dei giornali: mensili, quotidiani, settimanali e on line hanno tempi di pubblicazione molto diversi: rispettare le loro scadenze di sicuro facilita le chance di pubblicazione. Che tradotto vuol dire? Ci sono delle notizie che devono essere mandate in diretta, altre che, possono essere anticipate di qualche settimana, in alcun casi si potrà anticipare un Save the date, in altre un dato, o informazioni di base. Aiutare il giornalista nel memorizzare una data di un avvenimento o notizia aiuterà la stessa ad essere ricordata, e quindi pubblicata. Senza mai dimenticare una cosa: non esagerare. 

Conclusioni

Come potrete immaginare ci sono tante variabili da tenere conto per padroneggiar l’invio di comunicati stampa e la pubblicazione delle vostre notizie non è così scontata come possa sembrare. Il nostro consiglio spassionato è quello di non improvvisarsi, ma farsi aiutare da professionisti della comunicazione on e off line. Avete bisogno di qualche chiarimento? Siamo a disposizione per percorsi dedicati a consulenze di comunicazione. Avete un comunicato stampa e non sapete come inviarlo? In comunicasubito.it possiamo costruire un percorso disegnato su misura sulla base delle tue esigenze di visibilità e sulle tue disponibilità economiche. 

Trovate la risposta a tutte le domande nei servizi di comunicasubito.it dedicati all’ufficio stampa online o in quelli relativi alla consulenza di comunicazione. Indecisi su quale strada perseguire: compilate il nostro form di richiesta contatto e nel giro di un’ora torneremo con una soluzione!