Come si scrive un comunicato stampa – Esempi e regole

Partiamo sempre dai fondamentali. Come si scrive un comunicato stampa? O ancora prima, cos’è un comunicato stampa? Se non lo sapete siete nel posto giusto!
Ecco una piccola guida per orientarvi nel mondo degli ‘strumenti della comunicazione’. Può sembrare una giungla infernale, e in effetti lo è, ma con alcune nozioni di base e qualche dritta sicuramente tutto può risultare più semplice e chiaro. 

Cos’è un comunicato stampa 

Il comunicato stampa è lo strumento di partenza di qualsiasi attività di ufficio stampa. Di cosa si occupa e a cosa serve l’ufficio stampa? Vi rimandiamo a questo piccolo approfondimento che vi permette di capire qualcosa in più. Ma torniamo al punto di partenza: cos’è un comunicato stampa? In soldoni altro non è che un testo che serve ad un’azienda, un’ente, un’associazione, o un singolo per rendere nota un’attività, un evento, un lancio di prodotto, una manifestazione, un dato aziendale e molto altro ancora. 

Le regole per scrivere un buon comunicato stampa

Cosa dobbiamo tener presente per scrivere un buon comunicato stampa? Prima di tutto deve essere chiaro ed efficace, e soprattutto deve essere esaustivo, deve, cioè, contenere tutte le informazioni necessarie ad inquadrare ciò di cui si sta parlando. La prima regola di un buon comunicato stampa è: assicuratevi che contenga tutte le risposta alle famose 5 w del giornalismo. Ne abbiamo parlato proprio in questo articolo. 

Stabilita la nostra notizia vediamo, passo per passo, come costruirlo al meglio, quali sono le diverse parti che lo compongono, come produrle in modo che sia efficace per il target di riferimento – i giornalisti –  quali punti sono fondamentali e quali, invece, sono accessori. 

Gli 8 punti per scrivere un comunicato stampa

Una regola da seguire per scrivere al meglio un comunicato stampa è quella di avere bene in mente una struttura, una sorta di canovaccio che possiamo considerare standard per ogni comunicato stampa. Ogni schema che si rispetti ha dei punti da seguire.
Abbiamo pensato quindi elaborare una traccia di otto punti utile a seguire il filo e avere, sotto mano, un buon esempio di come si scrive un comunicato stampa: 

1. il logo dell’azienda, dell’ente, del prodotto: insomma chi manda un comunicato deve prima di tutto farsi riconoscere attraverso la sua immagine coordinata. Semplice, semplice: il comunicato stampa va scritto su carta intestata e, se non la si ha a disposizione, occorre prevedere almeno il proprio logo. Ci sono alcuni casi in cui i loghi inseriti possono essere due o più di due: questo si verifica quando si invia un comunicato stampa congiunto perché i soggetti coinvolti nella notizia che si vuole veicolare sono molteplici
   
2. il titolo del comunicato stampa: breve, massimo due righe, dritto al cuore dei fatti, possibilmente accattivante per un giornalista che deve trovare, a sua volta, il titolo alla notizia. È da inserire, necessariamente, in grassetto in modo da farlo distinguere dal resto del testo e possibilmente in un carattere più grande del resto del testo  
   
3. Il sottotitolo del comunicato stampa: non è obbligatorio ma sicuramente aiuta molto. Serve a dare un’informazione in più rispetto al titolo, approfondire un aspetto del comunicato stampa che si vuole far risaltare, e per questo motivo può arrivare ad essere lungo anche tre righe, massimo quattro. Non di più. Scriverlo in corsivo, in un carattere leggermente più piccolo del titolo, serve a dare movimento e fluidità all’intero testo. 
   
4. i riferimenti spazio-temporali sono fondamentali: inseriamo come prima cosa nel corpo del comunicato stampa la data e il luogo della notizia, serve a collocare in modo preciso i fatti
   
5. il testo vero e proprio: quanto deve essere lungo? Qui non ci sono delle best practice, né degli obblighi. Come tutte le cose la via giusta sta nel mezzo, né troppo corto né troppo lungo, ma lungo il giusto per esaurire le informazioni necessarie che vogliamo vengano riprese da un giornalista.
   Cosa è assolutamente necessario? Che ci sia almeno una notizia: i giornalisti ricevano, in media, e fatte le dovute proporzioni sulle grandezze delle varie testata, dai 100 a ai 300 comunicati stampa al giorno.
   Cosa fa davvero la differenza? La sostanza!! Quindi ricordiamo sempre di inserire un dato interessante, una riflessione originale, una dichiarazione unica, un numero, qualcosa che, per il giornalista, valga la pena di riprendere. Occhio agli aggettivi: il comunicato stampa non è una brochure commerciale, non ha l’obiettivo di vendere: evitiamo quindi di farcirlo di aggettivi qualitativi, superlativi o di tecnicismi o gergo tipico da addetto ai lavori. Il rischio, diversamente, è che il comunicato stampa venga inteso come un messaggio pubblicitario che segue un iter completamente diverso. 
   
6. company profile: non commettiamo l’errore di dare per scontato che il giornalista sappia chi siamo, qual è la nostra azienda, di cosa ci occupiamo, dove ci troviamo, qual è il nostro campo di eccellenza e azione e altro ancora. Oltre a specificare chi siamo all’interno del testo del comunicato stampa è fondamentale, in chiusura, prevedere un breve boiler plate: un testo dove è necessario inserire tutti i dettagli e i dati principali relativi alla mission e alla storia dell’azienda, dell’ente promotore, dell’organizzazione etc. che potranno tornare utili al giornalisti per inquadrare meglio la notizia.
   
7. contatti: consideriamo il comunicato stampa un vero e proprio biglietto da visita che, come tale, deve contenere sempre i contatti (mail, telefono fisso e/o cellulare, sito web) del referente della comunicazione che può essere interno all’azienda o esterno se c’è un ufficio stampa che si occupa di fare da filtro con la stampa. In tal caso, molto spesso, si potranno inserire entrambi i contatti.
   È buona creanza, per il giornalista, in una fase di primo contatto passare prima dall’ufficio stampa. Se avete a disposizione una sezione del vostro sito deputato a raccogliere i vari comunicati stampa prodotti nel tempo, può risultare molto utile rimandare, nella sezione dei contatti, a questa specifica sezione media, in modo da consentire al giornalista di avere anche lo storico delle notizie pubblicate tutte in un solo posto, facile da consultare e, eventualmente, da scaricare. 
   
8. immagini: è sempre fondamentale dare al giornalista tutto il materiale di cui necessita per comporre la sua notizia e, in tal senso, prevedere delle immagini in allegato al comunicato stampa è sempre un’ottima regola da seguire. Ricordate di allegare le foto ma occhio alla risoluzione! Anche su questo tema la via giusta è quella di mezzo: non devono essere in bassissima risoluzione – il rischio è che non vengano utilizzate perché incompatibili sia per una pubblicazione sul web che per la carta stampata – ma non devono essere neanche troppo pesanti perché potrebbero compromettere l’invio. Una buona alternativa può essere prevedere nel corpo del comunicato stampa un link a un servizio di trasferimento file (come ad esempio WeTransfer) dove allegare un kit completo e variegato di immagini in modo da lasciare al giornalista la libertà di scegliere tra più opzioni. 

Conclusioni

C’è qualche passaggio non chiaro nel processo di stesura di un comunicato stampa? Hai bisogno di qualche esempio di comunicato stampa per capire come scriverlo al meglio? Hai bisogno di una revisione di un comunicato stampa già elaborato per essere certo sia adeguato all’invio ai giornalisti? Sei indeciso su quale giornalista possa essere interessato?

Trovi la risposta a tutte le tue domande nei servizi di comunicasubito.it dedicati all’ufficio stampa online o in quelli relativi alla consulenza di comunicazione. Indeciso su quale strada perseguire: non preoccuparti, compila il nostro form di richiesta contatto e nel giro di un’ora torneremo da te con una soluzione!