Come organizzare una conferenza stampa. Consigli pratici

Alzi la mano chi non ne ha mai vista una, anche solo in tv.

Parliamo della conferenza stampa, un evento che forse durante il periodo più critico della pandemia è entrato in maniera preponderante nella nostra quotidianità, a tal punto da renderci familiari i ritmi, le dinamiche, le gestualità.

Ma cosa sono le conferenze stampa e a cosa servono? In parole semplici la conferenza stampa è un momento di comunicazione in cui un ente, un’autorità, un’azienda o anche un personaggio, riunisce gli organi di stampa (agenzie, quotidiani, tv, radio, web magazine, etc.) per comunicare una notizia. Sembra semplice no? Ecco, è più facile a dirsi che a farsi.

In questo articolo vi daremo alcuni consigli su come organizzare al meglio la vostra conferenza stampa, consigli pratici che renderanno l’evento il più efficace possibile. Sì, perché di un evento si tratta. Ma andiamo per gradi.

Quando nascono le conferenze stampa?

Facciamo un passo indietro: quando nascono le conferenze stampa? Uno dei primi utilizzi di questa tipologia di eventi risale a inizio Novecento, siamo negli Stati Uniti e il presidente Woodrow Wilson convoca circa 57 incontri con i giornalisti in un arco di tempo che va dal 1913 al 1916.

Alcuni esempi di conferenze stampa

Esistono diversi tipi di conferenza stampa, l’evento si realizza sempre nello stesso modo, ma cambiano i contesti, le voci, la notiziabilità e l’interesse dei media a a seconda del personaggio o ente che la organizza. Ad esempio, esistono conferenze stampa di taglio politico: come dicevamo, abbiamo tutti visto in tv un primo ministro parlare ai giornalisti, oppure esistono conferenze stampa di “spettacolo”, quando, ad esempio, un cantante lancia un nuovo disco o viene presentato un film in uscita.

In linea generale possiamo suddividere le conferenze stampa in due macro categorie: conferenze stampa corporate e conferenze stampa di prodotto. Vediamo le differenze in dettaglio.

La conferenza stampa corporate

Questa tipologia di eventi viene utilizzata quando un’azienda o un ente deve presentare alla stampa dati e/o servizi (escludiamo quindi i lanci di prodotto). Ad esempio, organizzeremo una conferenza stampa corporate quando dovremo presentare i risultati di bilancio di un’azienda, oppure le novità di un evento (ad esempio la Design Week di Milano), o ancora quando dovremo dare notizia di cambi al vertice o ancora l’intenzione di quotarsi in Borsa (lancio di IPO). Questi sono solo alcuni esempi, ma rientrano in questa categoria anche le conferenze stampa delle forze dell’ordine quando, ad esempio, raccontano ai giornalisti alcune vicende di cronaca nera, o, infine, anche conferenze stampa sportive quando, sempre come esempio, viene presentata una nuova squadra di calcio.

Insomma, sotto il nome di “conferenze stampa corporate (o istituzionali) finiranno tutte quelle conferenze che non hanno come obiettivo quello di presentare dei prodotti ai media.

La conferenza stampa di prodotto

È semplice, lo dice già il nome: le conferenze stampa di prodotto sono quegli eventi in cui un’azienda o un ente intende presentare ai giornalisti un nuovo prodotto che verrà lanciato sul mercato. Alcuni esempi? Le conferenze stampa di moda: gli stilisti presentano, dopo le sfilate, le nuove collezioni ai media, o le conferenze per presentare un nuovo album di un cantante, o una nuova tipologia di biscotti. In questa tipologia di conferenze rientrano quindi tutte le presentazioni di prodotto per i consumatori (B2C e non B2B). La conferenza stampa può essere accompagnata da un comunicato stampa di prodotto.

Queste due macro categorie hanno molto in comune, ma anche molte differenze che spesso saltano agli occhi proprio durante l’organizzazione dell’evento.

Vediamo quindi come organizzare una conferenza stampa.

Cosa fare per organizzare una conferenza stampa

Una volta individuata la notizia che vogliamo comunicare ai giornali, potremo passare all’organizzazione pratica della conferenze che, ricordiamolo, è un evento e quindi dovrà seguire molte delle regole che utilizzeremo per l’organizzazione di qualsiasi evento.

1. Individuare la data
   Prima di tutto dovremo individuare la data in cui fare l’evento, e una location: questi sono due elementi fondamentali. Per quanto riguarda la data ricordiamoci che le conferenze stampa seguono la cosiddetta settimana lavorativa, quindi la dovremo organizzare dal lunedì al sabato (ci sono delle eccezioni, ad esempio le conferenze stampa di taglio politico).
   Di solito è bene organizzarle tra il martedì e il giovedì cosicché poi i giornalisti avranno il tempo di scrivere gli articoli entro il weekend.
   
2. Scegliere la location per la conferenza stampa
   Anche la location è fondamentale e cambia in base alla conferenza stampa che dovremo organizzare:
   – una location istituzionale (come una fondazione, un palazzo in centro o la sede di una banca) per conferenze dal taglio corporate
   – una location particolare (un locale alla moda, uno spazio industriale o un luogo d’impatto) per una conferenza stampa di prodotto.
   Da non dimenticare che la location dovrà avere anche uno spazio per ospitare il catering che spesso viene servito a chiusura dell’evento.
   
3. Selezionare ospiti e giornalisti e inviare le comunicazioni
   Scelta data e location va creata la mailing list di giornalisti e ospiti che dovranno essere invitati.
   In contemporanea, quindi, verranno prodotti Save the Date e invito: sembrano la stessa cosa, ma hanno due funzioni diverse. Invieremo il Save the Date a tutta la nostra mailing list e, una volta cominciato il recall, invieremo poi l’invito solo ai giornalisti che intenderanno partecipare alla conferenza. Nel Save the Date inseriremo solo titolo della conferenza, data e orario, mentre nell’invito inseriremo anche tutti i dettegli: chi saranno i relatori, la location e tutte le informazioni aggiuntive.
   
4. Curare il recall ai media
   Una parte dell’ufficio comunicazione (di solito le figure più junior) proseguiranno con il recall ai media, nello stesso tempo l’ufficio comunicazione si dovrà occupare della parte più strategica della conferenza: i contenuti.
   
5. Preparare il press kit
   Individuata infatti la notizia che si vuole comunicare, sarà fondamentale preparare il press kit da consegnare ai giornalisti che parteciperanno. In linea generale il press kit contiene: il comunicato stampa, una scheda con le bio dei relatori, una chiavetta con alcune immagini e la cartella stampa dell’azienda o ente che organizza la conferenza. Tutti questi materiali sono fondamentali, ma soprattutto il comunicato stampa perché fungerà da base per la scrittura degli articoli da parte dei giornalisti.
   
6. Organizzare il tavolo per gli accrediti
   Arrivato il giorno della conferenza, dobbiamo ricordare di mettere all’ingresso un tavolo per gli accrediti (questo ci permetterà di sapere quali giornalisti hanno partecipato) e gli addetti stampa dovranno gestire le richieste dei media, le interviste ed eventuali domande a cui non si è potuto rispondere durante l’evento.
   
7. Redigere e inviare il comunicato stampa finale
   Chiusa la conferenza il comunicato stampa verrà inviato a tutta la mailing list (sia ai giornalisti che hanno partecipato sia a chi non è potuto intervenire) e si farà un secondo giro di recall per raccogliere eventuali domande della stampa e assicurarsi di riuscire ad ottenere spazio sui giornali per la notizia presentata.

Ecco, questa in breve è una check-list utile per sapere come organizzare conferenza stampa. Ricordiamo solo che in caso di conferenza stampa di prodotto, dovremo individuare uno spazio in location in cui i giornalisti potranno provare il prodotto presentato (in questo caso naturalmente cambiano le esigenze in base al prodotto) e nel press kit solitamente viene regalato alla stampa anche un gadget.

Insomma, il lavoro dell’addetto stampa è adatto a persone multitasking: bisogna saper scrivere i comunicati stampa, organizzare conferenze e gestire i media nel modo corretto. Non ci si annoia mai.